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Reponse auto avec outlook 2003

Ci dessous vous trouverez les instructions pour novice vous permettant de programmer une réponse automatique lorsque vous n'êtes pas au bureau ou en vacances si vous utilisez Microsoft Office Outlook en tant que client courriel avec un compte POP3. Les images ci-desous sont pour Office 2003, mais les étapes sont assez similaires pour pratiquement toutes les versions de Office. La version Anglaise de cette page démontre les étapes requises pour Office 2007.

L'option de répondre automatiquement aux messages entrants en cas d'absence du bureau est normalement applicable à un compte de messagerie Microsoft Exchange Server.

Le service couriel qui est supplie par votre service internet est du type POP3.

Les instructions suivantes sont assez longues, mais tres simples a suivre.

Votre ordinateur doit etre allume, connecte a l'internet et outlook doit etre ouvert pour que l'auto-reponse marche.

Il s'en suit que cette methode ne marchera que si la connection avec l'internet est continue, tel que avec une connection ADSL, ou via Cable.

1. Creation d'un message reponse a l'aide d'un model office

La version Outlook incluse dans Office 2003 ne vous permet pas de creer un model si vous utilisez Word comme editeur de texte. La premiere etape sera donc de desactiver Word comme editeur dans Outlook. Il faudra ouvrir Outlook, et cliquer sur Outils et Menu, et decocher toute option qui utilise Word comme editeur.

Ouvrir Outlook options outils

Sourie clique gauchesur Options. Choisir Format Courier, et vous trouverez l'option de decocher Word. Nous avons choisi texte Brut, car cela reduira la taille des reponses automatiques, et la reponse sera plus simple que si l'on choisissait le texte enrichie, ou le HTML. Ceci alertera aussi le recipient du fait que c'est une reponse automatique.

Outlook option decocher word comme editeur de texte

Ensuite, il faut ouvrir un nouveau message (courriel).

Nouveau message office

Voici un example de message reponse en Texte Brut, avec une signature ajoutee. Voir ici pour inscerer une signature.

Outlook model de message reponse en format texte brut

La sauvegarde de ce message:

Choisir d' enregistrer sous

Il faut choisir d'enregistrer le model sous "Modele Outlook", donc (.oft). Et n'oubliez pas de nommer votre model.

Enregistrer sous model outlook format .oft

Dans cet example nous avons nommes notre model Reponse hors du bureau, et nous avons bien enregistre ce model en selectionant Modele Outlook (.oft) dans le menu Type de Fichier.

N.B Si Word etait notre editeur de texte, nous n'aurions pas l'option d'enregistrer en mode .oft, ce qui explique la raison pout laquelle il faut decocher Word comme editeur de texte pour Outlook.

Windows va enregistrer ce model dans un dossier caché.

Ceci n'est pas tres pratique pour le novice, car il y aura surement besoin de changer le message de temps en temps. Contrairement a l'exemple Anglais avec Outlook 2007, on ne peut pas copier et coller l'adresse de l'enregistrement.

A la fin du chapitre 2 Creer une regle automatique, j'ajouterai des instructions pour retrouver le model.

 

2. La regle: reponse automatique

Maintenant que le model est fait, nous allons creer une nouvelle regle dans Outlook qui activera la reponse automatique. Pour atteindre la page des regles nouvelles, suivez ces instructions:

Pour ouvrir la fenetre des regles, Sourie click gauchesur Outils, et selectionez Regles et alertes

Regles et alertes Outlook

Maintenant selectionez une nouvelle regle

Nouvelle regle outlook

Ceci va ouvrir le wizard des Regles Outlook. Il faudra choisir "Demarer d'une regle vide" tout en haut (ceci est legerement different pour outlook 2007, qui est illustre dans la version Anglaise de cette page), et choisir Verifier les messages a leur arrivee, ensuite sourie click gauchesur suivant

Assistant gestion des messages

Maintenant cochez "dont je suis l'unique destinataire"

Assistant des messages selection des messages dont je suis l' unique destinataire

Appuier sur suivant, et ensuite cocher "repondre en utilisant un modele specifique"

assistant gestion des messages repondre en utilisant un modele specifique

Dans l'illustration ci dessus, vous allez devoire cliquer sur "un modele specifique" dans Etape 2 se trouvant dans la partie inferieure de l'image. Ceci ouvrira une nouvelle fenetre.

Selection du model specifique de reponse

En choisissant "Modeles dans le fichier systeme" vous trouverez le modele que nous avons crees: "Reponse hors du bureau".

Nous sourie clique gauche maintenant sur Ouvrir. Ceci ouvre la prochaine fenetre.

Selection du model de reponse Outlook automatique

Appuyer sur suivant. Ceci ouvre une fenetre qui vous donne des options d'exception a la regle. Dans notre exemple, il n'y pas d'exceptions, donc appuyer sur suivant de nouveau, et vous trouverez une fenetre qui vous permettera de nomer votre regle..

Nom de la regle

La partie inferieure indique l'endroit ou le modele est enregistre. L'adresse est encerclee dans l'ilustration ci-dessus.Malheureusement, Outlook 2003 ne permet pas de copier et coller l'adresse de l'emplacement du modele. L'adresse du model est toujours dans cet emplacement, et vous pouvez l'atteindre avec la fonction executer ou vous pouvez utiliser le logiciel Windows Explorer.

Fonction executer de windows

Ceci ouvre la fenetre Executer, dans laquelle vous allez tapper l'adresse du model. Cette adresse est toujours la meme sous windows XP.

Tapper l'adresse du model outlook dans la fonction executer

Vous pouvez copier et coller l'adresse suivante sous Windows XP

C:\Documents and Settings\Andre\Application Data\Microsoft\Modèles

Dans votre cas, vous devez remplacer mon example d'utilisateur Andre par le nom d'utilisateur de votre ordinateur. Voici comment trouver le nom de l'utlisateur, appuyer sur démarrer et le nom d'utilisateur se trouve en haut.

Pour Windows Vista:

 

Nom de l'utilisateur sous windows XP

Pour vous servir de Windows Explorer, il faudra changer les options dans Windows pour que les fichiers cahes deviennent visible.

Ouvrir les options de dossier dans Windows

Ensuite choisir Affichage dans l'onglet supperieure, et cocher "Afficher les fichiers et dossiers caches.

Afficher les dossier caches dans Windows

Vous pouvez maintenant appuyer sur démarrer "Poste de travail", ensuite sur "Disque local (normalement C:"), enuiste sur "Documents and Settings", ensuite sur le nom de l'utilisateur "Andre" dans notre cas, ensuite sur le ficher cache "Application Data" (Vous verez un fichier modeles ici qu'il faut ignorer), ensuite sur "Microsoft", et finalement sur "Modeles". Voici une illustration:

Retrouver le fichier modele dans windows XP

Une fois la page ouverte, nous allons creer un racourci du modele sur notre bureau. Ceci nous permettera d'atteindre notre modele de reponse rapidement. Sourie clique droiteet choisir Envoyer vers le bureau.

Racourci du modele de reponse

 

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3. Activer ou desactiver la regle hors du bureau

De nouveau, il faut ouvrir la page Regles et Alertes de Outlook.

Ouvrir la fonction Regles et AQlertes de Outlook

Quand la fenetre des Regles ouvrira, vous trouverez la Reponse hors du bureau que vous avez créé. Aussi vous remrquerez de nouveau dans la partie inferieure le local d'enregistrement du model de reponse.

Activer ou desactiver une regle de outlook

Quand Réponse hors du bureau est cochée, la regle est active, et pour desactiver le regle, simplement décocher.

 

Haut 

 

4. Changer le message du model

Trouver le racourci du model sur votre poste de travail, et ouvrez le en double clique gauche de la souriedessus.

Un courriel s'ouvrira, et il suffira de changer le message du texte.

Il faudra de nouveau choisir l'option Enregistrer sous, et choisir l'option Modele (*.oft) comme cela a ete explique dans le paragraphe 1.

Enregistrer le changement du model de reponse outlook

Vous devez choisir Oui, et le vieux model sera remplace par le nouveau.

 

5. Finalement, s'assurer que outlook va chercher le courriel regulierement

Normalement, ce reglage est ainsi par defaut. Neanmoins, il est prudent de s'assurer que c'est ainsi, sinon la regle de reponse automatique ne fonctionera pas.

Outlook Outils Options courriel

Selectioner Messagerie, et Envoyer/Recevoir...

Outlook Messagerie envoyer/recevoir

Ici vous pouvez choisir la frequence de l'echange courriel entre votre ordinateur et votre service internet.

Outlook envoyer/recevoir ajuster la frequence de reponses automatiques

 

 

6. Considerations spam

Malheureusement, dans le monde d'aujourd'hui, le courriel spam est une realitee qu'il faut considerer. Sachant que chaque fois que vous repondez a un courriel spam, vous indiquez au spameur que votre adresse est vlaide, la meilleur solution est de repondre uniquement aux adresses qui vous sont connues. Une maniere d'accomplir ceci, est de delimiter les reponses courriel a une liste de distribution. Ouvrez l'Assistant Gestion des Messages comme dans l'etape 2.

Liste de Distribution pour Outlook

Quand vous selectionez "personnes ou liste de distribution" dans la partie inferieure (Etape 2), votre Carnet D'adresses s'ouvrira (bien que celui-ci est normalement lie a outlook express), et vous pourez choisir qui sera le destinataire de votre message hors du bureau.

7. Meilleure Alternative

En fait Outlook a vraiment été conçu pour un environnement de bureau, et a été optimisé pour le milieu Microsoft Exchange.  Pour l’individu privé, il est bien plus facile de se servir des répondeurs automatiques qui existent déjà avec les divers services courriels en ligne, tel que gmail, hotmail, ymail, ou ceux offerts par votre service internet. Tous ces services offrent des moyens simples pour lancer un message  vacances.